Как максимально обезопасить себя в сделках поставки продукции: практические советы судебного юриста для поставщиков

Договор поставки продукции – это всегда определенные риски. Для поставщика основной риск – возможные денежные потери, если со сделкой что-то пойдет не так и контрагент не захочет или не сможет платить по счетам. Можно ли себя как-то максимально обезопасить от проблем, а главное – как это сделать?

В нашей статье – рассказ о самых простых советах, можно сказать, элементарных правилах, причем практического, житейского применения. Мы специально решили остановиться именно на них, и вот почему:

• Простые правила управления рисками в сделках по поставке продукции нарушаются чаще всего. Да что там нарушаются – напрочь игнорируются! У кого-то в предвкушении выгодной сделки на «разного рода мелочи» закрываются глаза. У кого-то на это просто нет времени. Но главная причина всегда одна – срабатывает пресловутый и непобедимый русский авось.
• В предпринимательских кругах, особенно сферы малого и среднего бизнеса, бытует мнение, что разного рода махинации и манипуляции в сделках поставки со стороны контрагента – это нечто очень сложное, заумное, не лежащее на поверхности. На самом деле именно на простом легче всего, да и дешевле «подловить» поставщика.
• Поставщики-производители, находясь в условиях конкуренции, вынуждены бороться за рынки сбыта. Отсюда – необоснованное доверие к контрагентам, желание свести формальности к минимуму, угодить покупателям, пойти на уступки, и, как следствие, невнимательность к деталям, их игнорирование, элементарные ошибки.

Сегодня, в одной сделке вам может повезти. Завтра – нет. Простые правила нарушать легко, но со временем это превращается в систему, некую норму поведения в договорной работе и взаимодействии с контрагентами. Проблема еще и в том, что на рынке вы получите определенную репутацию – репутацию бизнеса, с которым можно нарушать или обходить даже самые простые правила. Вас неминуемо начнут использовать в своих интересах, а тут недалеко и до постоянных убытков.

А теперь – о главном:

Совет 1: Наладьте договорную работу – превратите ее в систему, работающую без «косяков»

Все судебные тяжбы, денежные убытки, репутационные потери начинаются с низкого качества договорной работы. Все риски в сделке по поставке продукции минимизируются и страхуются на уровне договора. Как пропишите правила для себя и контрагента – так они и будут исполняться.

У поставщиков-производителей, как правило, множество покупателей, доходит до десятков, сотен. Но договоры обычно очень похожи, поскольку в них закладываются лишь одна-две бизнес-модели сбыта.

Возьмите себе за правило:

• одна бизнес-модель сбыта – один типовой договор, но его нужно время от времени корректировать;
• досконально проверяйте каждого контрагента до того, как заключить с ним сделку или продлить договор;
• индивидуальные условия – индивидуально проработанный договор, никаких типовых подходов;
• столкнулись с проблемой исполнения договора, судебной тяжбой или убытками – пересмотрите условия будущих сделок, чтобы снова не наступить на те же самые грабли;
• налаженная системная договорная работа = квалифицированное юридическое обслуживание.

Совет 2: Отложенная оплата нуждается в обеспечении

Поставили продукцию с отсрочкой оплаты, а потом начинается: «подождите немного, сейчас нет денег», «давайте всё заплатим после следующей поставки» и т.п. Знакомо? Такие ситуации – типичны. А ведь достаточно предусмотреть обеспечение исполнения обязательства, и риск неоплаты или просрочки будет сведен почти к нулю. Да и вероятность понести ущерб от взыскания за счет обеспечения хорошо подстегивает контрагента.

Существует масса вариантов обеспечения, поэтому всегда можно найти такой, который устроит обе стороны. Залог, поручительство, гарантия – основные способы. Компромиссное решение – оговорить пределы ответственности, ограничив ее, скажем, только основным долгом. Но можно предусмотреть и всё по максимуму – основной долг, неустойка, судебные издержки, иные убытки и расходы.

Совет 3: Не избегайте формальностей – всегда документально оформляйте фактическую передачу-приемку продукции

Как вы докажите факт передачи продукции покупателю и ее приёмки последним без нареканий, если у вас нет ничего на руках? Никак. Какими бы ни были давними и доверительными отношения, без оформления документов вы сами создаете риск и вероятность проблем. И, к тому же, провоцируете контрагента, его персонал или управление на использование ситуации в своих интересах.

При передаче-приемке продукции (товара) должна быть оформлена товарная накладная либо иной документ, но обязательно с печатью компании (ИП) и подписью ответственного лица. Только на первый взгляд такой подход кажется лишней формальностью, ненужной затратой сил и времени. Постепенно это станет нормой, обыденностью. А вас избавит как минимум от отрицания покупателем факта получения продукции, предъявления претензий к качеству и количеству поставки.

При оформлении на месте проверяйте:

• соответствие указанных в накладной сведений о продукции предмету договора (спецификации, приложению);
• наличие в накладной данных о договоре поставке (дата, номер) и ссылки на спецификацию (приложение), чтобы поставка не превратилась в разовый договор купли-продажи со всеми вытекающими проблемами;
• другую информацию в накладной – заполнение обязательных строк и реквизитов, достоверность сведений.

При работе через транспортные компании не забывайте регулярно запрашивать и получать товарно-транспортные документы, подтверждающие факт передачи товара покупателю транспортной компанией.

Совет 4: Проверяйте полномочия представителей Покупателя

Это должно стать обязательным правилом при передаче-приемке товара, но в идеале стоит руководствоваться им и при других контактах и взаимодействии с представителями Покупателя. Все лица, которые осуществляют юридически значимые действия от имени контрагента, должны иметь полномочия на это. Представиться можно кем угодно, и человек даже может действительно работать на Покупателя, но это всё – слова и факты, которые нужно проверять. Любой уполномоченный представитель должен иметь действующую доверенность, за исключением директора (гендиректора) компании, который вряд ли будет лично заниматься приёмкой продукции. Полномочия представителя целесообразно перепроверить – минутный звонок в офис Покупателя сделать нетяжело.

Совет 5: При передаче продукции Покупателю со склада Поставщика фиксируйте отпуск в своем Журнале и оставляйте у себя доверенность представителя

Встречаются ситуации, когда продукцию представитель Покупателя получает на складе Поставщика, имея при себе доверенность, но не имея право подписи товарной накладной. Обеспечивая отгрузку, Поставщик передает представителю Покупателя две накладных, одна из которых после подписания должна быть возвращена Поставщику. Но дальше возможно все что угодно: забыли подписать и направить, тянут с этим, а потом и вовсе отрицают факт получения товара.

Чтобы подстраховаться:

• оформляйте факт передачи-приемки продукции внутренними складскими документами, например, в Журнале отпуска (отгрузки), за подписью представителя Покупателя;
• оставляйте у себя копию доверенности представителя.

Совет 6: Оформляйте все договоренности с Покупателем письменно, сохраняйте переписку и официальную документацию по сделке

В судебных тяжбах, связанных с договорами поставки, царица доказательств – документы по сделке. Поэтому не забывайте оформлять все юридические факты и события письменно, проверять достоверность документов и правильность оформления. Сохраняйте переписку – лишним не будет. Не стесняйтесь многократно напоминать Покупателю об обязательствах, касающихся подписания и представления документов по сделке. Сейчас он может и просто забыть об этом, а при случае – воспользуется ситуацией в суде. Не надо затягивать и с истребованием оплаты – направляйте претензии в срок, прописанный в договоре. Любого рода устные договоренности ничего не стоят в суде.

Резюмируя сказанное

Всех рисков при поставке продукции избежать нельзя, но можно дешево и сердито свести их к нулю, предусмотрительно «подстилая соломку» как на стадии обсуждения предстоящей сделки, так и в процессе исполнения договора. Не будьте «как все», будьте умнее, дальновиднее.

Соблюдение элементарных правил снижения рисков и юридическое обеспечение договорной работы – норма для уважающего себя, свой бизнес предпринимателя. Потому что любые проблемы и потери проще и дешевле предотвратить, чем искать выход из сложной ситуации, которого может и не быть.

Остались вопросы? Или хотите узнать, как защитить себя от рисков в вашей конкретной сделке? К вашим услугам – бесплатная консультация нашего юриста, специализирующего на договорах поставки. Обсудим все более предметно и детально.